Byggmax IT och Lean

Blev publicerad på CIO Swedens sida idag med en artikel om Lean. Jag försökte belysa många viktiga delar i lean-tankesättet. Läs hela artikeln här nere. Jag är verkligen stolt över Byggmax och alla mina fina kollegors insats i arbetet hittills med lean. Ni är awesome!

Lean hjälpte Byggmax it att lyssna

Av Lisa Bjerre

På Byggmax är it-chefen Erik Börjesson inte bara it-chef – han ser sig själv som affärsutvecklare också. Med hjälp av lean har it-avdelningen kommit närmare verksamheten och blivit bättre på att lyssna.

På Byggmax kontor i Solna finns ingen reception. Det är det första vi märker när vi kliver in – det, och ett helt gäng män som är iklädda svarta Byggmax-tröjor och sitter i ett inglasat konferensrum intill. På en whiteboard har någon antecknat: ”Respekt. Mobil av. Håll tider. Härvarande. BMkläder 100%.”

Och så dyker han upp: Erik Börjesson, it-chef på Byggmax. Två gånger har han avböjt intervju, men trägen vinner och nu är vi här.

– Jag har svårt att ta kalla möten som inte är kopplade till några pågående projekt. Möten utan tydliga mål eller resultat är ett slöseri av tid, och det måste jag eliminera så mycket jag kan om jag ska lyckas leverera det jag åtagit mig, konstaterar han.

Erik Börjesson tänker, rör sig och talar snabbt. Han verkar ha kristallklara och väl genomtänkta prioriteringar. Han framstår som själva sinnebilden av lean – den metodik som Byggmax arbetar med sedan ett och ett halvt år tillbaka.

– I mitt jobb behöver jag ofta hjälpa andra att ta beslut och göra egna val. Då utgår jag från våra värderingar. Det är ett modernt sett att se på it, och att styras av sina värderingar är en grundsten inom lean. Många beslut är rätt självklara. Vi behöver en ny server, säger supportteknikern. Då brukar jag fråga: Om du ägde hela Byggmax, hur skulle du göra då? Det är så vår värdering kring att ta ansvar är formulerad.

Erik Börjesson föreslår att vi lämnar Byggmax kontor och istället sätter oss på en personalrestaurang i närheten. Här riskerar han inte att bli störd, och därför sitter han här och jobbar ibland.
– Det är viktigt att jag placerar mig själv i en miljö där jag mår bra och därmed kan prestera bra. Hur jag mår och hur jag presterar – allt det måste jag ta ansvar för själv.

Vad gillar du med ditt jobb?
– Det jag gillar mest med att jobba på Byggmax är att det finns en stor förändringsbenägenhet hos nästan alla jag möter. Det finns en vilja att utvecklas. Det är också därför många dagar kan vara stressiga som it-chef. Det kommer alltid någon som vill göra något bättre. Jag är både affärsutvecklare och it-chef, hos oss är it-utveckling affärsutveckling, säger Erik Börjesson.

Byggmax har 95 butiker i Sverige, Norge och Finland. Driften är till stor del outsourcad medan utvecklingen sköts internt. 60 procent av resurserna läggs på ren affärsutveckling, berättar Erik Börjesson.

– Som it-chef har jag stort fokus på att vara bland användarna och att lyssna på dem för att förstå. Det är många som säger det, men vi har gjort en resa där vi inte lyssnade, och det lärde vi oss otroligt mycket av – att inte göra rätt saker i rätt tid med rätt kvalitet.

Vad hände?
– Leverantören levererade många nya funktioner till vårt system och it hade bra tryck, men organisationen hade svårt att ta emot det. Och ibland blev det fel sak och vi fick gå tillbak till ritbordet igen. Jag investerade i fel utveckling just där och då, det hade varit bättre om jag lagt resurserna på något annat. Man måste vara lyhörd för organisationen. Vad och när som ska levereras måste användarna bestämma.

Sedan ett och ett halvt år tillbaka jobbar Byggmax med lean-metodik. Det hjälper it-avdelningen att göra rätt sak i rätt tid – med rätt kvalitet.
– Vi har pulsmöten varje dag där vi tittar på vad vi gjorde igår, vad vi ska göra idag och vad som stoppar mig från att göra det jag ska. Lean hjälper oss att fånga upp avvikelser som annars kan vara lätta att missa för att det saknas en helhetsbild över problemet. Nu hamnar det på en förbättringstavla och visualiseras för hela gruppen, så att alla kan hjälpa till att förbättra oss och våra system.

Lean har hjälpt Byggmax it-avdelning att komma närmare verksamheten. Att lyssna mer. Och få bättre struktur på den processen.
– Lean genomsyrar hur vi jobbar idag. När man har en hög förändringsbenägenhet behöver man vara lyhörd och jobba mycket tillsammans. Annars blir det lätt så att alla avdelningar har sin egen agenda. Vi är mer av ett Byggmax nu, säger Erik Börjesson.

Hur gör ni för att lyssna på användarna?
– Vi har en förbättringstavla med en inbox där vi sätter upp lappar när användarna kommer med bra idéer och avvikelser. En gång i veckan har vi ett förbättringsmöte på i-avdelningen där vi går igenom och prioriterar inboxen. Och vi jobbar kanske två timmar i veckan per person med förbättringar, så att vi även kan fånga upp små saker. Så här jobbar alla avdelningar och flera av butikerna idag.

Vad tycker du att ni har fått ut av lean?
– Lean som tankesätt har gett både bolaget och alla medarbetare en tydlighet i hur vi ska tänka, göra och reflektera kring våra resultat och våra prestationer. Det som inte är bra förbättrar vi – vi älskar avvikelser för de ger oss en möjlighet att förbättra oss och vår verksamhet. Jag tycker att lean har förenklat och förbättrat det tvärfunktionella arbetssättet absolut mest. Det gäller att alltid se lean som ett tankesätt och inte ett verktyg – du blir aldrig klar med lean.