Pulsa av din IT-verksamhet med pulsmöten

Tillsammans med mina anställda hade vi tagit fram en pulstavla på jobbet. Den skulle visualisera vårt pågående arbete med ett mål: Stämma av huruvida vi ligger i fas eller inte i fas i vårt arbete. Förutom att lägga upp en planering med uppgifter för den kommande veckan, noterade jag även de avstämningsmöten vi skulle ha. Det blev en del möten (!) som jag instinktivt kallade pulsmöten.

Då fick jag en utmaning av en kollega, han tittade på mina inplanerade pulsmöten, han tittade på tavlan och undrade om dessa pulsmöten egentligen var riktiga pulsmöten eller bara vanliga avstämningsmöten. Jag fick en funderare och var tvungen att gå tillbaka till mina tankar och kunskapen om Lean och dess tankesätt. Nu vet jag att han hade rätt och jag hade fel.

Av de inplanerade 6 pulsmötena var bara 3 möten potentiella pulsmöten. Jag tänkte förklara min syn på detta och vad jag lärde mig när jag funderade efter och läste på i kursböckerna.

Det är ganska logiskt, ska du ha ett pulsmöte så behövs en puls att stämma av. En puls kan vara en produktionstakt som företaget eller avdelningen vill hålla eller en projektplanering med inplanerade uppgifter som måste genomföras. Det kan säkert vara fler alternativ, dessa två gällde bäst för mig. Har du uppnått någon form av planering för verksamheten framåt, så kan den alltid stämmas av och ett pulsmöte är möjligt att ha. Dock måste ni först bestämma vilken nivå är ok, vilken nivå är “i fas” för er.

Jag har två typer av verksamheter, Utveckling och Drift, där utvecklings arbetet ofta är projekt och driftarbetet i mångt och mycket består av IT-support. Vi behövde fundera ut hur pulsen kan se ut och stämmas av för varje typ. Det behöver inte vara på samma sätt för alla typer.

I utvecklingsarbetet bedriver vi många projekt så det naturliga var att alla inplanerade uppgifter får bestämma huruvida vi är i fas eller ej. Vare resurs lägger sin plan och sedan stäms detta av två gånger i veckan för att se huruvida man hunnit med det man planerade eller inte, vilket bestämmer om man är i fas eller ej.

För supportarbetet kan vi inte göra på samma sätt eftersom arbetets uppgifter som ska avklaras finna i vårt ärendehanteringssystem, och många uppgifter går fort att lösa. Det skulle bara vara rent slöseri att ha alla uppgifter på två ställen, både i systemet och på en pulstavla. Då fick vi hitta ett annat sätt att ha en puls som vi stämmer av.

Det som går att planera är hur bemannade vi är att bedriva supportverksamheten. Samtidigt stämmer vi av hur arbetet fortskrider genom rättvisa och enkla pulstal som får beskriva “produktionen” och vad vi bör hinna med. Som tex antal öppna ärenden, hur många ärenden som löses per dag etc. Dessa pulstal får normalnivåer som vi per dag pulsar av mot om vi i supporten är i fas eller ej. Vi producerar ju lösningar på löpande band åt våra beställare som inkommer med order (avvikelser). Det är precis som vilken fabrik som helst.

Två olika typer av verksamheter, Utveckling och Drift, och två olika sätt att pulsa av verksamheten. Jag tycker att du som chef ska fundera på hur många olika typer du har och hur du kan pulsa av dessa. Nyttan du får ut är högre kontroll på verksamheten och hur dina anställda upprätthåller det planerade arbetet, utan att själv djupdyka i varje uppgift. Samtidigt får de anställda en tydligare bild av vad de förväntas leverera. Ni som grupp får en högre medvetandegrad kring vad alla i gruppen arbetar med och om någon behöver hjälp. Det är en win-win-win.

Kom ihåg, tänk gärna själv men agera, planera och pulsa av tillsammans. Alltid!