Så här funkar elektronisk fakturahantering

Det papperslösa samhället, vi har alla hört det men tror vi på det? Det finns flera företag och större lösningar som fokuserar på just fakturor, och elektronisk hantering av fakturor (EFH som det kallas). De tror verkligen på det! Vi har väl alla tänkt tankar kring vilket slöseri det är med både miljö och arbetstid att hantera fakturor, tycker du det är jobbigt med hushållsfakturorna som är 4-5 st kanske per månad så kan du jämföra med ett normal stort huvudkontor med hundra fakturor om dagen. Det blir sjukt stora mängder på ett år!!

För er tekniknördar som mig själv tänkte jag kort beskriva hur det funkar. Jag beskriver så översiktligt jag kan för att ni ska få en grundförståelse så jag har inget direkt system i åtanke. Jag länkar längst ned i posten till de system jag känner till.

Steg 1: Import av faktura

Mallar sätts upp i systemet per leverantör och/eller fakturatyp. Olika fält på fakturan definieras upp så som tex förfallodatum, totalsumma, artikel/tjänst. När fakturan inkommer per XML, mail som PDF, eller scannas in via inscanningsmjukvara, så kommer en automatisk igenkänning ske av uppsatta fält ske. Förslag till kontering sker. Vid avvikelser så fastnar fakturan och administratörer notifieras. Går det bra så finns inga hinder för att fakturan per automatik ska gå vidare till nästa steg.

Värt att notera är att faktura per XML är riktigt smart, så ta en extra titt på det!

Bild från Readsoft.

Steg 2: Arbetsflöde för attestering

Fördefinierade arbetsflöden sätts upp så att fakturor som inkommer automatiskt går in i ett flöde för granskning av faktura och kontering samt attestering. För de som administrerar fakturorna så finns det möjlighet för systemet att visa var fakturorna befinner sig, för som sagt om det inkommer hundra fakturor om dagen så blir det lite svårt att hålla koll på alla. För att hantera flaskhalsar som tex granskare i ett arbetsflöde som råkar vara på semester utan att säga till, så går det att ställa in maxväntetider per granskare i flödet. Så händer det inget så kommer fakturan automatiskt flyttas vidare i flödet till nästa person. Däremot så kommer fakturan inte längre än till den som ska attestera. Ofta finns även möjlighet till kontroller mot förfallodatum.

Steg 3: Arkivering

När fakturan är attesterade så åker den vidare för betalning. Antingen stannar den i systemet om betalningar sker där, eller så flyttas den vidare via integration in till affärssystemet för bokföring. Fakturorna arkiveras som bilder med kopplingar till systemets databas. Viktigt att tänka på att se över just arkiveringsfunktionen när/om ni kör igång redan vid start. Troligen har ni gott om plats när ni börjar men fakturabilderna kan vara stora filer och då går det fort innan hårddisken är full.

Som ni ser är det mycket här som kan gå per automatik, från skickad faktura (PDF) från ett företags affärssystem till betald faktura i affärssystemet hos mottagande företag. Ta gärna en titt på nedanstående företags olika lösningar för elektronisk fakturahantering för att ta bort ett riktigt slöserijobb att vända papper. Vem känner egentligen att pappersvändande av fakturor är särskilt utvecklande?

Lilla bilden överst från Visma.

Kända system för Elektronisk fakturahantering:
Inspectum – lista på EFH-leverantörer
Visma – Visma Document Center
Readsoft – Elektronisk fakturahantering (EFH)
Hogia – Elektronisk fakturahantering
Medius – Purchase-to-pay & elektronisk fakturahantering

Videos

4 nöjda Visma-kunder

Presentation av Readsoft från ComputerSwedens artikel om “Fakturahantering på en kvart“.