Steg 1 i problemlösning: “Go to Gemba”

I mitt jobb som IT-chef stöter jag på väldigt mycket problem. Inte bara problem i bemärkelsen att det är negativt, som tex att ett system har gått ner eller att en server har kastat in handduken, utan även positiva problem som tex att nyttjandegraden av system ska höjas för att få ut mer affärsnytta. Problem är min vardag och för att kunna klara av jobbet behöver jag ständigt utveckla och jobba med min förmåga att lösa problem.

Jag har ingen aning om ni kommer tycka att det är så intressant att höra eller inte, men jag tänkte försöka skriva några inlägg i detta ämne med fokus på hur jag gör. Det är nog bland de första inlägget som jag gör som är mer arbetsrelaterade än privata så jag hoppas att det ska ge något både till er som läser och till mig själv.

Direkt när ett problem faller i ditt knä vill jag att du ska tänka: “Go to Gemba“. Det är ett uttryck från det så populära LEAN-området som syftar till att du ska så fort som möjligt ta dig till platsen där problemet uppstår. Ibland är det kanske en specifik plats medan det andra gånger handlar om ett mer generellt problem på en annan avdelning eller i en butik. För mig som jobbar inom IT kan det vara en virtuell plats som på en server.

I ditt “Gemba” sker verksamheten, det är där det händer och därför bör steg 1 i problemlösningen vara att så fort du kan lokalisera Gemba och ta dig dit för att skapa dig din egen uppfattning om vad problemet är. Problem kan uppstå på många olika sätt och oftast är det så att någon annan är den som upptäcker problemet och informerar dig om det, antingen för att du själv ska lösa det eller för att be om hjälp. Därför måste du alltid, alltid, alltid gå till Gemba och skapa dig din egen uppfattning om vad problemet är och dess natur. Ju bättre du kan förstå problemet, ju snabbare kan du komma fram till “rätt” lösning (jag ska prata mer om just “göra rätt från början” vid ett senare tillfälle).

Många slarvar med att förstå problemet och hoppar alldeles för fort in i att hitta en lösning. Ha inte för bråttom, jag kan lova dig att det ofta kostar mer och kan få allvarliga konsekvenser om du inte bildat dig en god uppfattning om vad problemet är, varför det uppstår och hur det kan uppstå (tänk VAD, VARFÖR, HUR).

Så är det något du ska ta med dig från mitt första inlägg om problemlösning:

1) Go to Gemba – ta dig till verksamheten där problemet uppstår
2) VAD, VARFÖR, HUR – Bilda dig en god uppfattning om problemet