Steg 2 i problemlösning: Förstå vad som händer i Gemba

Här fortsätter nu mina egna tankar kring hur du bäst bedriver en effektiv problemlösning med hjälp av termer och filosofier från Lean.

Mitt mål är att hålla mig kort och koncis men ändå väcka ett intresse kring ämnet. Således kommer du förhoppningsvis får mer inspiration än några djuplodande svar från mina tankar. Jag ser gärna att ni kommenterar och kompletterar, eller dissar, det jag skriver. Ju mer diskussion desto mer kan vi tillsammans föräldla konsten att problemlösa effektivt, vilket jag är övertygande är en konst som alla kan lära sig att bemästra hela vägen ut i fingerspetsarna.

Mitt första inlägg fokuserade på vikten att påbörja problemlösningen genom att ta sig till Gemba – platsen där verksamheten bedrivs, där värdet för kunden skapas och där problemen inträffar. I detta inlägg tänker jag skriva om vad som egentligen händer i Gemba för att hjälpa dig ned i tratten mot en lösning på problemet du står inför.

Ovan har jag skissat fram en tankebild på de två övergripande huvudaktiviteterna som sker. Till vilken huvudaktivitet hör ditt problem? De två aktiviteterna är:

1) Underhåll (Maintenance)
2) Förbättring (Kaizen)

Med Underhåll menas aktiviteter kopplade till verksamheten som bedrivs enligt det normalläge (de rutiner, standarder, policys etc) som gäller just nu. Det är allt som sker i syfte att se till att system, maskiner och annat funkar som det är tänkt och så som eventuellt andra system är beroende av att de funkar. Problem som uppstår i denna huvudaktivitet skapar också ofta följdproblem, så det är viktigt att fokusera på vad som egentligen är grundorsaken till att problemet uppstår.

Med Förbättring menas aktiviteter vars syfte är att förbättra normalläge för system, maskiner och annat. Det kan vara nya rutiner och standarder (små förbättringar) som är i produktion som ska flytta normalläget till en högre nivå vad gällande att leverera värde i det som produceras. Problem som uppstår i denna huvudaktivitet är ofta mer isolerade och kopplade direkt till den förändring som implementerats.

Genom att veta vilken typ av huvudaktivitet som problemet tillhör, kan du fokusera ditt tänkande på olika sätt och därmed snabbare hitta grundorsaken till problemet och till slut en lösning som kan förbättra din situation. Här är lite tips på vad jag menar med att tänka olika beroende på huvudaktivitet:

1) Jag tror att mitt problem tillhör Underhåll
Många problem här ger upphov till flera följdproblem. Så varje orsak jag kan komma på måste jag verkligen tänka nog på om detta är huvudorsaken till problemet eller inte. Här hjälper det om jag tänker logiskt och försöker följa informationsflödet eller processen steg för steg; vad händer i denna operation? Vad händer sen? Och vad händer sen? etc. Ett system i Underhåll skapar väldigt sällan ett problem bara av sig själv, någonstans har troligen en flaskhals stötts på och genom att följa flödet steg för steg ökar dina chanser till att hitta grundorsaken.

2) Jag tror att mitt problem tillhör Förbättring
Här vet vi om att det är förändringar på plats och måste respektera att de faktiskt är där av en anledning. Att förbättra processen så att mer värde kan utvinnas. Därför måste vi även här gå till botten och förstå var grundorsaken till problemet är, och inte direkt hoppa på lösningen att backa de förändringar som gjorts. Ett öppet sinne fokuserat på den förändring som implementerats och varför den är där, ökar din chanser till en lösning på problemet. Men stirra dig inte blind utan kör du fast måste du backa och ta upp blicken och fundera på vad som händer runtomkring där du har fokus.

Sammanfattningsvis har vi gått igenom 2 steg i problemlösning så som jag ser den.

För att repetera det jag gått igenom i steg 2 så har jag tagit fram några stödpunkter:

• Är problemet kopplat till att upprätthålla normalläget (Underhåll)?
  Tänk sekventiellt och följ processens flöde. Kontrollera nog om du verkligen har hittat grundorsaken innan du försöker ta fram en lösning eftersom det kan finnas många följdproblem och därmed många potentiella orsaker
• Är problemet kopplat till att förbättra normalläget (Kaizen)?
  Tänk på vad som förändrats och varför. Förändringarna är där av en anledning. Börja med att isolera tankarna kring förändringen, men snöa inte in dig – grundorsaken till problemet kan likväl vara i någon närliggande process