Här är tredje och sista delen i min lilla svit om problemlösning kopplat till platsen i organisationen där värdet skapas – Gemba.
Steg 1 och 2 fokuserade och beskrev i korthet vad Gemba är, varför det är platsen där du ska lösa problemen och vad som sker där egentligen. Som avslutande del är fokus på att agera – agera kortsiktigt och agera långsiktigt. Självfallet ligger det i sin natur att så fort som möjligt agera för att stoppa problemet som uppstår, och det är inget jag argumenterar emot. De mest önskvärda scenariot när det kommer till fel som uppstår i olika system är att systemet själv har stoppat då felet/problemet uppstått men det är inte alltid det är möjligt. Då är det viktigt att ha bra övervakningssystem som varnar så fort det är möjligt. Ett bra varningsmeddelande säger inte bara att det är problem utan även pekar ut Gemba, och om möjligt var i Gemba problemet har uppstått.
Tappa inte fokus på långsiktighet – gå till botten med problemet
När problemet är tillfälligt stoppat är det viktigt att inte tappa taktpinnen för att hitta grundorsaken till varför problemet har uppstått. Om du har mycket på agendan lockar det att nöja sig med den kortsiktiga lösningen och inte lägga mer energi på saken. Men löser du inte grundorsaken till problemet kan det inträffa igen om några minuter, några timmar eller några veckor. Kanske när du som allra helst inte vill att det ska hända. Du har inga garantier och ingen kontroll, och det kommer du inte få förrän du hanterat grundorsaken till problemet och lanserat en lösning som håller på långsikt.
En del av att implementera en beständig lösning är att ta processen där problemet uppstår till en ny, förbättrad nivå. Det kan vara en systemprocess eller en arbetsprocess, det spelar ingen roll. Viktigt är dock att processen och dess olika moment och metoder är dokumenterade så att ett normalläge är etablerat.
Tänk till kring problemet som uppstod och fokusera på olika typer av slöserier. Det är ofta som dessa slöserier är orsaken till att problem uppstår. Tre olika huvudtyper är identifierade i bilden ovan:
1) Ej produktiva aktiviteter – vad i processen/metoden skapar inte värde?
2) Inkonsekvens – vad i processen/metoden är ologiskt och finns det motsägelser i olika aktiviteter?
3) Orimligheter – vad i processen/metoden verkar helt abnormalt, absurt eller oskäligt?
Sammanfattningsvis ser min 3-stegs-raket ut enligt följande:
Att ta till kortsiktiga lösningar i stundens hetta är aldrig fel. Men ofta löser det inte grundorsaken till de problemet, och därför får du aldrig tappa fokus på att slutföra arbetet och implementera långsiktigt hållbara lösningar. Fokusera på slöserier och skapa effektiva processer som efter avslutad problemhantering är lite bättre än den var innan problemen uppstod.
Detta avslutar min 3-stegs-raket för problemlösning. Hoppas att den satte lite griller i huvudet eller väckte egna tankar kring hur du själv ska bedriva en så effektiv problemlösning som möjligt.
Problem och avvikelser ska du aldrig sopa under mattan, utan höj de istället till skyarna hur konstigt det än låter. Det är ju dessa som visar på vad du ska förbättra (!), det är ju dessa som visar var i ditt normalläge det inte funkar som det ska just nu. För lite bättre varje dag kan varje system, metod eller arbetsprocess bli.
