Vad är ett affärssystem?

Ordet poppar upp lite här och där och ibland är det svårt att förstå vad ett affärssystem egentligen är och gör. Jag själv jobbar med vårt affärssystem dagligen i både användning och utveckling så låt mig guida dig lite.

Se affärssystemet eller affärssystemen, tyvärr kan det vara allt från 1 till väldigt många), som navet i företaget för information – allt från produkter till försäljning och bokföring. Det är här allt finns, affärssystemet är “tuppen i hönsgården”, “maten på bordet”, ankan i ankdammen” – det viktigaste systemet i alla företag. I systemet finns grunden, framtiden och begränsningarna till hur företagen kan göra affärer.

Affärssystemet kallas populärt ERP som står för Enterprise Resource Planning. För att kunna styra och administrera verksamheten behövs ett övergripande system för tillgång till information och data.

Jag exemplifierar lite för att ni ska förstå lite mera i detalj. Om du är i ett större företag med 50-60 butiker som säljer kläder till exempel så har du väldigt många olika produkter inklusive varianter, modeller, storlekar osv. Ju mer du kan bryta ned en produkt och sälja del för del, ju flexiblare blir det för kunden som kan välja men samtidigt blir det mer administration att lägga upp, underhålla och förändra produkter och produktserier. Tittar vi på försäljning sedan så skapar många produkter många kvittorader per kvitto samt ju fler butiker desto fler totalt antal kvitton.

Givet normalfallet att grundinformationen till alla produkter finns i affärssystemen och även all försäljning, så har vi två stora basflöden för de flesta affärssystemen. Alla produkter skapas i systemet och skickas sedan ut (dataexport) till kassasystem i butiker. Butiker säljer och skickar kvitton med försäljning tillbaka till affärssystemet (dataimport).

Detta var den förenklade versionen för att skapa grundförståelse. I realiteten kan företag ha många olika affärssystem, flera olika kassasystem, och flera olika “moduler” (funktionspaket) kopplade till affärssystemen.

Bild från Walking Ants.